For at undgå unødige problemer i forbindelse med bestilling af selskabsarrangementer, kurser ogkonferencer er der udarbejdet et sæt branchekutymer, der kan bruges, hvis ikke andet er aftalt
Af bevismæssige grunde bør en reservation altid foreligge enten i form af en skriftlig bestilling efterfulgt afen skriftlig bekræftelse eller en bekræftet reservation, af en mundtlig afgiven bestilling, der er underskrevetaf begge parter. En bekræftelse kan foreligge på mail.
Enhver afbestilling eller ændring i den oprindeligt afgivne bestilling afgives skriftligt og indenfor nærmerefastsatte tidsfrister (omtales senere).
Ved modtagelse af skriftlig bekræftelse på reservationen erlægges et reservationsgebyr efter nærmereaftale. Gebyret fratrækkes den endelige afregning, men refunderes ikke ved eventuel afbestilling. Det ermuligt ved forevisning af regning at kræve fuld betaling straks ved bestilling af særlige ydelser (kontorartikler,apparatur m.v.).
Virksomheden er til enhver tid pligtig at søge et eventuelt tab begrænset ved at udleje de bestilte lokaler tilanden side. Hvis virksomheden fremsætter krav om godtgørelse for forsinket afbestilling, kan der afkrævesbevis for, at udlejning til anden side ikke har fundet sted.
Strejke, lock-out, ildløs, begrænsninger i leverancer eller andre ekstra- ordinære forhold og foranstaltninger,der ligger uden for parternes kontrol (force-majeure), berettiger til afbestilling eller aflysning udenerstatningspligt.
I tilfælde af aflysning eller omplacering fra virksomhedens side kan bestilleren kræve at blive holdt skadesløsfor samtlige de dokumentere- de ekstra omkostninger bestilleren påføres.
Ønsker gæsten at reklamere over arrangementet og evt. rejse krav om godtgørelse, skal det meddelesvirksomheden straks og senest 1 måned efter arrangementet er eller skulle have været afholdt.
Ethvert selskabsarrangement bør bekræftes skriftligt overfor kunden. Bekræftelsen skal indeholde nøjeangivelse af aftalt menu og øvrige ydelser, dato og tidspunkt for arrangementets afholdelse, den samledepris samt størrelse af depositum og reservationsgebyr.
Hvis arrangementet strækker sig ud over almindelig lukketid (kl. 24) kan virksomheden fordre særskiltbetaling for de herved påførte udgifter.
Afbestilling af selskabsarrangementer på over 12 personer skal ske skriftligt inden 4 uger før afholdelse, forselskabsarrangementer på under 12 personer dog kun 2 uger. Ved større arrangementer kan virksomhedenforlange længere afbestillingsfrist under forudsætning af, at der er truffet særskilt aftale herom.
Ved afbestilling af hele arrangementet eller ved reduktion på mere end 10% i antal bestilte kuverter efterovennævnte tidspunkt, men dog inden 6 døgn før arrangementets afholdelse, kan virksomheden kræve engodtgørelse, der svarer til 50% af prisen for de bestilte kuverter, ved reduktion i antal dog for det afbestilteantal udover 10%. Desuden kan virksomheden kræve at blive holdt skadesløs for udgifter til særligt aftalteydelser, der ikke kan afbestilles (f.eks. musik, optræden m.v.).
Ved afbestilling og enhver reduktion i antal bestilte kuverter senere end 6 døgn før arrangementetsafholdelse kan virksomheden kræve en godtgørelse, der svarer til 75% af samtlige ydelser.
Ved no show betales fuld pris for hele arrangementet.Kurser og konferencer bør bekræftes skriftligt. Bekræftelsen skal indeholde nøje angivelse af opholdetsvarighed samt omfanget af hvilke faciliteter, der stilles til rådighed.Ved overnatning angives; antallet af værelser, antallet af måltider samt øvrig servering. Desuden densamlede pris pr. mødedeltager samt størrelsen af depositum og reservationsgebyr.
Senest 1 uge før arrangementets afholdelse skal arrangøren fremsende navneliste over mødedeltagernesamt ved overnatning endelig fordeling af det bestilte antal værelser. Samtidig fremsendeskonferenceprogram med angivelse af måltider og øvrig servering.
Den tilbudte pris er baseret på det antal dage, konferencen skal vare i henhold til bestillingen. Ankomst efterkonferencens påbegyndelse og afrejse inden konferencens afslutning, berettiger ikke til nedslag i det afgivnetilbud, medmindre der er truffet særlig aftale herom, ligesom tilbuddet, medmindre andet er aftalt, omfatterhelpension.
Afbestilling af hele kurser eller konferencer skal ske skriftligt 6 uger før arrangementets afholdelse. Vedstørre arrangementer vil virksomheden dog være berettiget til at forlange længere afbestillingsfrist underforudsætning af, at der er truffet særskilt aftale herom.
Ved afbestilling af hele kurser eller konferencer efter ovennævnte tidspunkt kan virksomheden kræve engodtgørelse, der svarer til 65% af prisen for de bestilte ydelser. Dog kan der kræves fuld dækning for ydelser,der ikke kan afbestilles.
Antallet af deltagere kan reduceres med op til 35% ved skriftlig meddelelse herom til virksomheden senest 3uger før arrangementets afholdelse. Ved reduktion på mere end 35% kan virksomheden vælge: 1. At betragte arrangementet som afbestilt og kræve godtgørelse på 65%. - 2. At gennemføre arrangementet med fuld betaling for det antal gæster, der efter denne bestemmelse ikkekan afbestilles (mere end 35%)
Ved enhver reduktion senere end 3 uger før arrangementets afholdelse kan virksomheden vælge: 1. At betragte arrangementet som afbestilt og kræve godtgørelse (65%). - 2. At kræve fuld betaling for enhver reduktion.